Integritetspolicy

Vem ansvarar?

Fairbase drivs av Anthroworks AB, org.nr 559465-0185, Ribbylundsvägen 3, 137 41 Västerhaninge, under varumärket Anthroworks. Du når oss på fairbase@anthroworks.se.

Fairbase används av företag och organisationer (”kunden”, oftast din arbetsgivare). För användarkontona och uppgifterna om medarbetarna i tjänsten är kunden personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde: vi behandlar uppgifterna bara enligt kundens instruktioner och för att leverera tjänsten.

Vi är själva personuppgiftsansvariga bara för uppgifter om kundernas kontaktpersoner, för fakturering, för det som skrivs till vår support och för besökare på webbplatsen.

Uppgifter vi behandlar för kundens räkning

Kunden bestämmer vilka som får konton, vilka uppgifter som läggs in och varför. Vi behandlar uppgifterna enligt personuppgiftsbiträdesavtalet med kunden och använder dem aldrig för egna syften.

• Användarkonton och inloggning: namn, e-postadress, roll, lösenord (sparas bara i hashad form, aldrig i klartext), språkval och inloggningssessioner.
• Uppgifter om medarbetare: till exempel anställningsnummer, lön, roll, kön och födelseår, som kunden lägger in för sin lönekartläggning.
• Granskningslogg: ändringar och exporter i tjänsten, med tidpunkt och vem som gjorde dem, så att kunden kan se vad som har hänt och fel och incidenter kan utredas.

Kunden ansvarar för att det finns en rättslig grund för behandlingen. För lönekartläggningen är det normalt arbetsgivarens rättsliga förpliktelse enligt diskrimineringslagen. Har du frågor om dina egna uppgifter, kontakta kunden – oftast din arbetsgivare.

Uppgifter vi själva ansvarar för

• Kontaktpersoner, avtal och fakturering: namn och kontaktuppgifter till kundens kontaktpersoner samt fakturaunderlag. Syfte: att hantera avtalet och fakturera. Rättslig grund: berättigat intresse av att fullgöra avtalet med kunden och rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen.
• Support: det du skriver till oss i e-post. Syfte: att svara på och följa upp ditt ärende. Rättslig grund: berättigat intresse.
• Besökare på webbplatsen: tekniska uppgifter som behövs för att visa sidorna och skydda dem mot missbruk, till exempel IP-adress, och de kakor som beskrivs på sidan om kakor. Vi använder ingen analys eller spårning. Rättslig grund: berättigat intresse av en webbplats som fungerar och är säker.

Var och hur uppgifterna lagras

• All data lagras inom EU.
• Data krypteras vid överföring (HTTPS) och vid lagring.
• Vi tar regelbundna, krypterade säkerhetskopior som sparas i högst [35] dagar.
• Varje kund ser bara sin egen data, och vad en användare kan se styrs av användarens roll.

Hur länge vi sparar uppgifterna

• Användarkonton: tills kunden tar bort kontot, och senast 30 dagar efter att avtalet har upphört.
• Uppgifter som kunden har lagt in: tills kunden raderar dem, och senast 30 dagar efter att avtalet har upphört.
• Granskningsloggen: i [24 månader]. Äldre poster raderas automatiskt.
• Kopior av e-post som tjänsten skickar (inbjudningar och länkar för nytt lösenord): i [90 dagar]. Äldre kopior raderas automatiskt, liksom utgångna inloggningar och länkar.
• Supportärenden: i [12 månader] efter att ärendet har avslutats.
• Fakturaunderlag: i sju år, enligt bokföringslagen.

Ingen försäljning, reklam eller profilering

Vi säljer aldrig personuppgifter, visar ingen reklam och gör ingen profilering. Vi lämnar bara ut uppgifter till de underbiträden som behövs för att driva tjänsten, eller när lag kräver det.

Underbiträden

Vi anlitar följande leverantörer, som bara får behandla uppgifterna för vår räkning:

• Drift och lagring: [leverantör, land]
• E-post för inbjudningar och lösenordsåterställning: [leverantör, land]

Kunderna får besked i förväg om vi byter eller lägger till ett underbiträde.

Dina rättigheter

Beroende på situationen har du rätt att få tillgång till dina uppgifter, få fel rättade, få uppgifter raderade, begränsa behandlingen, få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format (dataportabilitet) och invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.

För ditt användarkonto och för uppgifter om dig som medarbetare vänder du dig till kunden (oftast din arbetsgivare), som är personuppgiftsansvarig. Frågor som kommer till oss skickar vi vidare, och vi hjälper kunden att svara. För uppgifter som vi själva ansvarar för vänder du dig till oss.

Är du missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Radera uppgifter själv

Din arbetsgivares HR-administratör kan själv radera företagets data och enskilda medarbetares uppgifter i tjänsten. Som användare ber du din arbetsgivare om att få ditt konto eller dina uppgifter borttagna.

Kakor

Vi använder bara kakor som behövs för att tjänsten ska fungera. Läs mer på sidan om kakor.

Kontakt

Frågor om integritet skickar du till fairbase@anthroworks.se. Ändrar vi policyn uppdaterar vi datumet högst upp på sidan.